In der heutigen digitalen Welt ist die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen geworden. Es gibt verschiedene Formate für E-Rechnungen, die jeweils ihre eigenen Vorteile und Anwendungsbereiche haben.
Für Deutschland und Europa ist dabei die europäischen Norm EN 16931, die die Anforderungen an elektronische Rechnungen definiert maßgeblich. Diese Norm wurde entwickelt, um die Interoperabilität und Standardisierung von E-Rechnungen innerhalb der Europäischen Union zu gewährleisten. Sie legt fest, welche Informationen in einer E-Rechnung enthalten sein müssen und wie diese strukturiert sein sollen, damit sie in allen EU-Ländern problemlos gelesen und verarbeitet werden können.
Einige der wesentlichen Pflichtinhalte, die in einer E-Rechnung gemäß EN 16931 enthalten sein müssen, sind:
- Informationen über den Rechnungssteller und den Empfänger
- Rechnungsnummer und -datum
- Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- Preise und Steuerinformationen
Die Norm unterstützt verschiedene Dateiformate, darunter UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), die sicherstellen, dass die Rechnungen maschinenlesbar und automatisch verarbeitbar sind.
Peppol BIS, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X
Aber welches Format ist das Richtige für Ihr Unternehmen? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, da die Wahl des Formats von verschiedenen Faktoren abhängt, wie z.B. den gesetzlichen Anforderungen, den technischen Möglichkeiten und den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens.
Peppol BIS: Ein europäisches E-Rechnungsformat
Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) ist ein europäisches E-Rechnungsformat, das ebenfalls auf der Norm EN 16931 basiert. Es wird im Rahmen des Peppol-Netzwerks verwendet, das den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen in Europa erleichtert. Peppol BIS ist besonders für B2B (Business-to-Business) und B2G Transaktionen geeignet und ermöglicht eine standardisierte und interoperable Rechnungsstellung zwischen verschiedenen Ländern.
XRechnung: Ein deutsches E-Rechnungsformat
XRechnung ist ein deutsches E-Rechnungsformat, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Es basiert auf der Norm EN 16931 und ist eine reine XML-Datei, die maschinenlesbare Rechnungsinformationen enthält. XRechnung wird von öffentlichen Verwaltungen in Deutschland gefordert und ist daher besonders für B2G (Business-to-Government) Transaktionen geeignet.
ZUGFeRD / Factur-X: Ein hybrides Format
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein deutsches E-Rechnungsformat, das 2014 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde. Es handelt sich um ein hybrides Format, das sowohl eine PDF-Datei als auch eingebettete XML-Daten enthält. Diese Kombination ermöglicht sowohl die visuelle Darstellung der Rechnung als auch die maschinelle Verarbeitung der Informationen.
ZUGFeRD und Factur-X sind eng miteinander verbunden und im Wesentlichen identisch. Beide Formate wurden entwickelt, um die elektronische Rechnungsstellung zu standardisieren und zu vereinfachen. Der Hauptunterschied liegt in der regionalen Bezeichnung: Während ZUGFeRD hauptsächlich in Deutschland verwendet wird, ist Factur-X die internationale Bezeichnung, die insbesondere in Frankreich und anderen europäischen Ländern genutzt wird.
Unterschiede im Detail
Scope
- XRechnung: Hauptsächlich für den öffentlichen Sektor in Deutschland (B2G).
- Peppol BIS: Für den grenzüberschreitenden Austausch in Europa, sowohl B2B als auch B2G.
- ZUGFeRD / Factur-X: Grenzübergreifender Austausch in Europa, B2B-, B2G- als auch B2C-Transaktionen.
Technische Struktur
- XRechnung: Reine XML-Datei, die nur maschinenlesbare Daten enthält.
- Peppol BIS: Ebenfalls XML-basiert, aber im Rahmen des Peppol-Netzwerks standardisiert.
- ZUGFeRD / Factur-X: PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter maschinenlesbaren XML Daten.
ZUGFeRD / Factur-X: Die vielseite E-Invoicing Option
Die Vielseitigkeit von ZUGFeRD ist sein Hauptvorteil! Das Hybridformat macht ZUGFeRD zu einer anpassungsfähigen und vielseitigen E-Invoicing-Option. Rechnungsversender und -empfänger müssen sich nicht darauf einigen, welche Rechnungsart sie verwenden wollen. ZUGFeRD deckt alle Bereiche ab.
Gerade in der aktuellen Situation und Übergangsphase zur Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland bietet ZUGFeRD / Factur-X alle Möglichkeiten.
Rechnungsempfänger mit der Möglichkeit zur Verarbeitung von E-Rechnungen können die eingebetteten XML Daten verwenden und Empfänger ohne entsprechende Möglichkeiten können die visuelle PDF Datei lesen oder per OCR-Verarbeitung einlesen.
Alle reden von XRechnung: Was ist der Unterschied?
Der wesentlichste Unterschied ist offensichtlich: Bei XRechnung handelt es sich um eine einzige XML-Datei, d.h. um ein einfaches Rechnungsdokument, das für die automatische Verarbeitung durch eine Software bestimmt ist. Die Verarbeitung durch den Menschen ist meist nur mit zusätzlichen Werkzeugen zur Visualisierung möglich.
Der Hauptunterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung ist also folgender:
ZUGFeRD enthält sowohl eine XML-Datei als auch eine PDF-Datei, während XRechnung nur eine XML-Datei enthält.
Darüber hinaus enthält die XRechnung-Datei deutschlandspezifische Inhalte (vor allem steuerlicher Art), die in früheren Versionen der XML-Datei von ZUGFeRD nicht enthalten waren.
Seit der Einführung von ZUGFeRD 2.1.1 im Juli 2020 sind ZUGFeRD und XRechnung nun aber vollständig kompatibel.
Wie kann ich ZUGFeRD / Factur-X Rechnungen erstellen und empfangen?
365 business E-Invoice ist eine Lösung, die speziell für Microsoft Dynamics 365 Business Central entwickelt wurde. Diese Lösung ermöglicht es Unternehmen, ihre E-Rechnungen effizient zu verwalten und zu versenden. Die Integration von 365 business E-Invoice in Dynamics 365 Business Central bietet zahlreiche Vorteile:
- Automation: Die Lösung automatisiert den gesamten Rechnungsstellungsprozess, von der Erstellung bis zum Versand der Rechnung. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler.
- Compliance: 365 business E-Invoice stellt sicher, dass alle Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies ist besonders wichtig, da ab dem 1. Januar 2025 der Empfang von E-Rechnungen in Deutschland verpflichtend ist.
- Integration: Die Lösung ist nahtlos in Dynamics 365 Business Central integriert, was eine einfache Handhabung und Verwaltung der Rechnungen ermöglicht.
- Effizienz: Durch die Nutzung von 365 business E-Invoice können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse effizienter gestalten und somit Zeit und Kosten sparen.
365 business E-Invoice führt den ZUGFeRD / Factur-X Standard in Microsoft Dynamics 365 Business Central ein. Durch die Kompatibilität des Formats mit dem XRechnung Format ist auch die Verarbeitung von XRechnung XML Dateien möglich und wird vollumfänglich unterstützt.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Wahl des richtigen E-Rechnungsformats von den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens abhängt. ZUGFeRD / Factur-X bietet eine flexible und vielseitige Lösung, während 365 business E-Invoice für Microsoft Dynamics 365 Business Central eine effiziente und automatisierte Lösung für die Rechnungsstellung darstellt. Beide Formate bieten erhebliche Vorteile und können dazu beitragen, die Effizienz und Compliance Ihres Unternehmens zu verbessern.