1. Zweck und Geltungsbereich
Dieser Licensing Guide beschreibt die Grundsätze, Voraussetzungen und Verfahren für die Lizenzierung von Apps und Features der 365 business development GmbH in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Er gilt für:
- Microsoft Dynamics 365 Business Central Online (SaaS)
- Microsoft Dynamics 365 Business Central On-Premise
Dieser Guide dient als zentrale Orientierung für Endkunden und Microsoft-Partner. Maßgeblich bleiben die jeweils aktuelle Produktdokumentation, die in Business Central angezeigten Lizenzoptionen sowie die vertraglichen Vereinbarungen.
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2. Grundmodell der Lizenzierung
365 business development verwendet für Apps und Features unterschiedliche Lizenzmethoden. Dokumentiert sind derzeit folgende Modelle:
- Benutzerlizenz
- Mandantenlizenz
- Tenantlizenz
Welche Lizenzmethode für ein konkretes App-Feature verfügbar ist, ergibt sich aus der jeweiligen App beziehungsweise dem jeweiligen Feature und wird im Rahmen der Lizenzaktivierung in Business Central angezeigt.
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3. Lizenzverwaltung in Business Central
Die Verwaltung der Lizenzen erfolgt innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zu diesem Zweck wird bei der Installation die Erweiterung 365 business development License bereitgestellt. Diese Erweiterung ergänzt Business Central um die Lizenzverwaltung und Lizenzprüfung.
Die zentrale Seite ist die Erweiterungslizenzverwaltung (365 business development). Dort werden insbesondere folgende Informationen und Funktionen bereitgestellt:
- installierte Apps und Features
- aktuelle Lizenzmethode
- Dokumentations- und Support-Links
- Tenant ID
- Tenant Name
- Anzahl der Benutzer
- Anzahl der Mandanten
- Lizenzinformationen
- Lizenzaktualisierung
- Benutzerlizenzierungsübersicht
- Mandantenlizenzierungsübersicht
- Lizenzaktivierung
- Lizenzzuweisung
- Ausgabengrenzen
- Rechnungen
- Kündigung
Jede 365 business development App wird mit einer Testphase von 30 Tagen bereitgestellt. Während der Testphase kann diese einmalig um weitere 10 Tage verlängert werden.
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4. Lizenzmethoden
4.1 Benutzerlizenz
Die Benutzerlizenz ist auf einzelne Benutzer innerhalb eines Mandanten beschränkt. Jeder lizenzpflichtige Benutzer benötigt eine eigene Lizenz, um auf die jeweilige App oder das jeweilige Feature zugreifen zu können.
Die Benutzerlizenzierung ermöglicht eine gezielte Zuweisung an einzelne Benutzer. Gleichzeitig weist die Dokumentation ausdrücklich darauf hin, dass abhängig von App oder Feature die Lizenzierung aller aktiven Benutzer obligatorisch sein kann, da andernfalls die Funktionalität innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central eingeschränkt sein kann.
Business Central Online (SaaS)
In Business Central Online werden alle aktiven Benutzer mit dem Status Aktiviert geprüft. Anschließend erfolgt die Bewertung anhand der zugewiesenen Business-Central-Pläne.
Lizenzpflichtig sind insbesondere Benutzer mit folgenden Plänen:
- Dynamics 365 Business Central Basic Financials plan
- Dynamics 365 Business Central Team Member plan
- Dynamics 365 Business Central Essential plan
- Dynamics 365 Business Central Essential - Attach plan
- Dynamics 365 Business Central Premium plan
- Dynamics 365 Business Central Device plan
- Dynamics 365 Business Central for IWs plan
Soweit dokumentiert, gilt dies jeweils einschließlich der genannten Embedded-Varianten.
Nicht lizenzpflichtig sind insbesondere Benutzer mit folgenden Plänen:
- Delegated Admin agent - Partner plan
- Delegated Helpdesk agent - Partner plan
- Dynamics 365 Business Central External Accountant plan
Geteilte Microsoft-Dynamics-365-Business-Central-Lizenzen, zum Beispiel Device Plans, ändern nichts daran, dass für die Lizenzierung der 365 business development Apps die tatsächliche Anzahl der relevanten Benutzer maßgeblich ist.
Business Central On-Premise
In Business Central On-Premise werden ebenfalls alle aktiven Benutzer mit dem Status Aktiviert geprüft. Die Prüfung kann unabhängig davon erfolgen, ob der jeweilige Benutzer die App oder das Feature tatsächlich verwendet.
Datenbasis der Lizenzprüfung
Die Prüfung der Benutzerlizenzen erfolgt innerhalb der jeweiligen Business-Central-Umgebung. An 365 business development wird dabei ausschließlich die ermittelte Anzahl lizenzpflichtiger beziehungsweise lizenzierter Benutzer übermittelt.
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4.2 Mandantenlizenz
Die Mandantenlizenz ist auf einen Mandanten innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central beschränkt. Mit der Mandantenlizenz können alle Benutzer innerhalb dieses Mandanten auf die lizenzierten Apps und Features zugreifen, ohne dass eine separate Benutzerlizenzierung erforderlich ist.
Lizenzpflichtig sind alle Mandanten, bei denen es sich nicht um Testmandanten handelt. Mandanten mit dem Kennzeichen Testunternehmen werden in der Mandantenlizenzierungsrübersicht ausgeblendet und sind von der Lizenzierung ausgenommen.
Die Prüfung erfolgt innerhalb der jeweiligen Business-Central-Umgebung. An 365 business development wird ausschließlich die ermittelte Anzahl lizenzpflichtiger beziehungsweise lizenzierter Mandanten übermittelt.
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4.3 Tenantlizenz
Die Tenantlizenz ist grundsätzlich auf einen Microsoft Entra ID Tenant beschränkt. Mit der Tenantlizenz sind alle Umgebungen, Mandanten und Benutzer innerhalb dieses Tenants lizenziert.
Besonderheit in Business Central On-Premise
In Business Central On-Premise deckt die Tenantlizenz nicht den gesamten Tenant im SaaS-Sinn ab, sondern eine konkrete Business-Central-Umgebung beziehungsweise Datenbank. In dieser Umgebung sind dann alle Mandanten und Benutzer umfasst.
Datenbasis der Lizenzprüfung
Für die Tenantlizenzierung wird grundsätzlich die Microsoft Entra ID Tenant ID verwendet. Zusätzlich werden Tenant ID und Tenant Name der onmicrosoft.com-Domain für die Lizenzprüfung übermittelt.
Wenn in einer On-Premise-Umgebung keine Microsoft Entra ID Tenant ID verfügbar ist, wird eine zufällige GUID erzeugt, die die Umgebung eindeutig identifiziert. In diesem Fall werden die erzeugte Tenant ID und der DNS-Name des Servers für die Lizenzprüfung übermittelt.
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5. Produktspezifische Sonderregelung für 365 business Print Agent und 365 business Banking
Für 365 business Print Agent und 365 business Banking gilt bei benutzerbezogener Lizenzierung folgende verbindliche Regelung:
Es müssen alle aktiven Benutzer lizenziert werden.
Nicht einzubeziehen sind diejenigen Benutzer, die gemäß Dokumentation ausdrücklich nicht lizenzpflichtig sind, insbesondere:
- Delegated Admin agent - Partner plan
- Delegated Helpdesk agent - Partner plan
- Dynamics 365 Business Central External Accountant plan
Diese produktspezifische Regelung ergänzt den allgemeinen dokumentierten Hinweis, dass abhängig von App oder Feature die Lizenzierung aller aktiven Benutzer verpflichtend sein kann.
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6. Lizenzaktivierung
Die Aktivierung einer Lizenz erfolgt über die Erweiterungslizenzverwaltung (365 business development) in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Im Rahmen der Lizenzaktivierung werden insbesondere festgelegt:
- Lizenzmethode
- Abonnementlaufzeit
- Zahlungsmethode
- Art der Lizenzbereitstellung, insbesondere Endkundenlizenzierung oder Partnerlizenzierung
- automatische oder manuelle Lizenzzuweisung
Microsoft-Partner können Lizenzen für Endkunden aktivieren. Die Partnerlizenzierung ist ausschließlich für Microsoft-Partner mit gültigem Partnervertrag verfügbar.
Je nach Aktivierungsart sind unterschiedliche Registrierungsinformationen erforderlich. Bei Endkundenlizenzierung gehören hierzu insbesondere Rechnungs-E-Mail-Adresse, Unternehmensname, Anschrift und USt-IdNr. Bei Partnerlizenzierung ist die Microsoft Partner ID anzugeben.
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7. Lizenzzuweisung
Abhängig von der gewählten Lizenzmethode und der Einstellung zur automatischen Lizenzzuweisung kann eine manuelle Zuweisung erforderlich sein.
Wenn die automatische Lizenzzuweisung deaktiviert ist, müssen Benutzer- oder Mandantenlizenzen manuell zugewiesen werden, damit die jeweiligen Benutzer oder Mandanten die App oder das Feature nutzen können.
Die Zuweisung erfolgt über die Aktionen Benutzerlizenz zuweisen und Mandantenlizenz zuweisen innerhalb der Erweiterungslizenzverwaltung (365 business development).
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8. Nutzungsabhängige Ausgaben
Einige Apps oder Features verfügen über eine inkludierte Anzahl an Nutzungen innerhalb eines Abrechnungszeitraums und können bei Überschreitung zusätzliche Kosten verursachen.
Nutzungen, die die inkludierte Anzahl an Nutzungen im jeweiligen Abrechnungszeitraum überschreiten, werden gesondert mit der Abrechnung des folgenden Abrechnungszeitraum nachberechnet.
8.1 Nutzungsarten
Je nach App oder Feature können unterschiedliche Nutzungsarten definiert sein, diese sind beispielsweise
| App/Feature | Beschreibung |
|---|---|
| 365 business ERiC | Anzahl erfolgreicher Übermittlungen von Steuerdaten |
| 365 business Address Validation | Anzahl validierter Adressen |
| 365 business Barcode | Anzahl kodierter oder dekodierter Barcodes |
| 365 business PDF | Anzahl verarbeiteter PDF-Dokumente |
| 365 business E-Invoice | Anzahl verarbeiteter E-Rechnungen |
| 365 business Sanction Screen | Anzahl durchgeführter Sanktions-, Watch- oder PEP-Listenprüfungen |
| 365 business Banking | Anzahl Zahlungsanweisungen |
8.1.1 Produktsspezifische Sonderregelungen
Für einige Apps oder Features können spezifische Sonderregelungen gelten, die von der allgemeinen Bewertung von Nutzungen abweichen.
8.1.1.1 Zahlungsanweisungen - 365 business Banking
Zahlungsanweisungen in 365 business Banking sind definiert als ausgehende Zahlungen, Lastschriften oder Zahlungseinzugsaufträge, die über die App initiiert und verarbeitet werden. Hierzu zählen insbesondere:
- SEPA-Überweisungen
- SEPA-Lastschriften
- SEPA-Echtzeitüberweisungen
- SEPA-Terminüberweisungen
- SEPA-Sammelüberweisungen (jede einzelne Überweisung innerhalb der Sammelüberweisung)
- SEPA-Sammellastschriften (jede einzelne Lastschrift innerhalb der Sammellastschrift)
- Zahlungseinzugsaufträge von Zahlungsdiensten
8.2 Ausgabengrenzen
Zur Begrenzung solcher Mehrkosten kann eine Ausgabengrenze festgelegt werden. Diese definiert die maximale Anzahl beziehungsweise den maximal zulässigen Umfang an Nutzungen innerhalb eines Abrechnungszeitraums. Wird die Ausgabengrenze erreicht, wird die Nutzung blockiert, bis der Abrechnungszeitraum endet oder die Ausgabengrenze erhöht wird.
Die Ausgabengrenze kann in der Lizenzverwaltung eingesehen und angepasst werden. Zur Aufhebung der Grenze ist der Wert 0,00 zu setzen.
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9. Abrechnung und Zahlungsarten
Für 365 business development Apps und Features werden Abonnementlizenzen verwendet. Die Abrechnung erfolgt jeweils im Voraus für den gewählten Abrechnungszeitraum. Verfügbare Abrechnungszeiträume sind monatliche und jährliche Modelle.
Die Abrechnung unterscheidet sich zwischen:
- Endkundenlizenzierung
- Partnerlizenzierung
Für Endkunden innerhalb der EU erfolgt die Zahlung in der Regel per Rechnung. Für Endkunden außerhalb der EU erfolgt die Zahlung per Kreditkarte.
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9.1 Rechnung
Rechnungen können über die Erweiterungslizenzverwaltung (365 business development) eingesehen und heruntergeladen werden. Sie werden als E-Rechnung im ZUGFeRD/Factur-X Format bereitgestellt.
Die Funktion Rechnungen steht aus Datenschutzgründen nur bei der Endkundenlizenzierung, also ohne Bereitstellung durch einen Microsoft-Partner, zur Verfügung.
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9.2 Kreditkarte und weitere Zahlungsarten
Kreditkartenzahlungen werden über Stripe abgewickelt. Die Belastung erfolgt in der Regel im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum.
In der Dokumentation werden unter anderem folgende Karten genannt:
- Visa
- Mastercard
- American Express
- Discover
- Diners Club
Zusätzlich nennt die Dokumentation folgende weitere Zahlungsarten:
- Apple Pay
- Google Pay
- Link
- PayPal
- SEPA-Lastschrift
Ist ein hinterlegtes Zahlungsmittel nicht belastbar, wird die Lizenz nach vorheriger Information und mit einer Karenzzeit von 7 Tagen automatisch deaktiviert.
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10. Kündigung
Ein Abonnement kann über die Erweiterungslizenzverwaltung (365 business development) gekündigt werden. Die Kündigung erfolgt zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums.
Vor Bestätigung der Kündigung ist das angezeigte Kündigungsdatum zu prüfen.
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11. Besondere Regelungen für Business Central On-Premise
Für Microsoft Dynamics 365 Business Central On-Premise gelten zusätzliche technische und lizenzrechtliche Voraussetzungen.
11.1 Runtime Packages
Für On-Premise-Umgebungen werden sogenannte Runtime Packages bereitgestellt. Diese sind versionsgebunden. Es ist daher erforderlich, die zur eingesetzten Plattformversion passende Fassung zu verwenden.
11.2 Erweiterung der BC-Kundenlizenz
Da alle 365 business development Apps als ISV-Module im ISV-Objektbereich bereitgestellt werden, ist für On-Premise eine Erweiterung der Microsoft Dynamics 365 Business Central-Kundenlizenz (*.bclicense) erforderlich, um Zugriff auf den ISV-Objektbereich und damit auf die jeweilige App-Funktionalität zu erhalten.
Darüber hinaus gilt:
- Diese Erweiterung ist nur für Business Central On-Premise erforderlich.
- Sie setzt nicht voraus, dass der Kunde die konkrete 365 business development App-Lizenz bereits gekauft hat.
- Die 365 business development App-Lizenz wird Business-Central-Kunden kostenlos zur Verfügung gestellt, solange eine gültige BC-Kundenlizenz besteht.
11.3 Partnervoraussetzung
Um Zugriff auf die 365 business development App-Lizenz zur Erweiterung der BC-Kundenlizenz zu erhalten, muss der Microsoft-Dynamics-365-Business-Central-Partner die 365 business development Partnervereinbarung unterzeichnet haben.
11.4 Einheitliches ISV-Modul
Seit Anfang 2025 werden die 365 business development Apps nicht mehr in einzelne ISV-Module für die Lizenzierung aufgeteilt. Stattdessen werden sie als ein einziges ISV-Modul bereitgestellt:
- ISV-Anbieter: 7058648
- Modul-ID: 78954
- ID: 5523650
- Name: 365 business development Apps
11.5 Installation
Für die technische Bereitstellung stellt 365 business development den 365 business development App Installer als PowerShell-Skript zur Verfügung. Die Ausführung muss mit erhöhten Rechten auf dem Business-Central-Server erfolgen, da die Business-Central-PowerShell-Module benötigt werden.
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12. Datenschutz und Umfang der Lizenzprüfung
Soweit in der Dokumentation beschrieben, erfolgt die Lizenzprüfung für Benutzer- und Mandantenlizenzen innerhalb der jeweiligen Business-Central-Umgebung. Übermittelt werden dabei ausschließlich die ermittelten Mengeninformationen, also die Anzahl lizenzpflichtiger beziehungsweise lizenzierter Benutzer oder Mandanten.
Bei Tenantlizenzen werden die zur Identifikation der Umgebung erforderlichen Tenant-bezogenen Daten verwendet. In On-Premise ohne vorhandene Microsoft Entra ID Tenant ID wird eine eindeutige GUID erzeugt; zusätzlich wird der DNS-Name des Servers übermittelt.
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13. Schlussbestimmung
Dieser Licensing Guide fasst die dokumentierten Grundsätze der Lizenzierung für 365 business development Apps in Microsoft Dynamics 365 Business Central zusammen.
Maßgeblich bleiben:
- die jeweils aktuelle Produktdokumentation,
- die konkreten Lizenzoptionen in der Business-Central-Umgebung,
- die vertraglichen Vereinbarungen,
- sowie produktspezifische Lizenzierungsregelungen.
Die jeweils aktuelle Dokumentation ist hier verfügbar: